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票据粘贴、填写规范及报账流程

文章来源: 编辑: 发布日期:2013-04-23 点击数:

在日常报销工作中,我们发现有一些票据粘贴的不规范,例如一张纸上粘贴的票据太多、太乱、正反颠倒、很不整齐,这些都给会计报销的后续工作(合计金额、稽核、装订、会计档案保管等)带来很大的不便,尤其是耽误报账者的时间。鉴于上述情况,我们将财务票据粘贴要求规范如下,望教职员工给予配合。对于不合要求的票据,不予报销。

一、票据整理、粘贴要求

1、票据分类。对于集中较多的票据按照内容进行分类,如办公用品、电话费、差旅费、设备维修费、资料费、市内交通费、学生活动费等等,按照类别、业务发生性质分别粘贴。其中差旅费应单独填写《差旅费报销单》;

2、将票据按下图样式整理齐后,将胶水涂抹在票据左侧背面,沿着粘贴单内侧和粘贴纸的上边依次均匀排开横向粘贴(如下图:此种粘贴方法称为鱼鳞式),且应避免将票据贴出粘贴单外。装订线左侧不要粘贴票据,不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴,以免造成中间厚,四周薄,使凭证装订起来不整齐,达不到档案保存要求;

如图:靠装订线右侧,自左至右沿上边以鱼鳞式粘贴票据,要求每张票据均保证贴在粘贴单上,不得以票贴票,不得集中在中间粘贴,不得将票据贴到粘贴单外。

3、如票据大小不一样,可以在同一张粘贴单上按照先大后小的顺序粘贴;

4、票据比较多时可使用多张粘贴;

5、对于比粘贴单大的票据或其他附件,也应沿装订线粘贴,超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。

二、填写规范及注意事项

1、所有经济业务均应提供正规合法票据;发票要填写完整,字迹清晰,没有涂改、污染,发票专用章清晰可辨。假发票、空白发票、收款收据、超市收银小票和填写不规范的发票,不予报销。

2、应使用黑色水笔或钢笔以规范汉字填写粘贴单,绝对不允许使用圆珠笔、铅笔或者红色的笔书写,并且不得涂改,经办人、报账人、单据张数等信息应如实完整填写;

3、不要将票据倒置粘贴;

4、不要用订书机订票据;

5、粘贴票据只能用适量的胶水;

6、如果票据过多过厚(如每月出差用过路费、加油费发票就有很厚一沓),可使用长尾票夹将票据和粘贴单夹在一起后再找主管领导签字。

7、费用报销单上相关数据填写规范要求:

1).阿拉伯数字要加上人民币符号,如:报账金额为12345元,则在阿拉伯数字填写栏内填写12345.00元。

2).大写汉字栏内应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写,并在大写汉字前的每一空位上画“X”并用圆圈圈住,在数字是0的位置填写汉字。例如,报账金额为¥2034.50元,则大写数字栏内填写:XX万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分

3).汉字的数字大写标准写法为:壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万元角分

三、报账流程

1、认真整理、粘贴发票,正确规范填写费用报销单,并填写报账人姓名。

2、所属部门领导签字;

3、到学院计划财务处核定报账票据金额及票据规范、并明确支付结算方式;

4、部门主管院领导签字;

5、主管财务院领导及院长签字;

6、到计划财务处办理报账手续。